Ispezione ad una APS: rilievi emersi dall’agenzia delle entrate

Ispezione in una Associazione di Promozione Sociale da parte dell’Agenzia delle Entrate: oggetto dei rilievi la gestione del Libro Soci e della vita associativa.

Da una verifica svolta nei confronti di un’associazione è emersa una pressoché inesistente partecipazione alle assemblee.

In un caso di accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate in una Associazione, è emersa una criticità spesso sottovalutata dalle Associazioni, ovvero la gestione del Libro Soci e la cosiddetta democraticità della vita associativa.

I RILIEVI DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE: Mancata partecipazione alla vita associativa

Libro verbali inesistente e verbali conservati in ordine sparso.

Le assemblee degli associati sono convocate unicamente per l’approvazione del rendiconto economico finanziario. Non esiste un libro dei verbali delle assemblee. I verbali rinvenuti sono conservati in ordine sparso e in maniera disordinata.

Numero dei partecipanti su numero totale insufficienti

Inoltre, dall’analisi del numero dei partecipanti alle assemblee convocate nel corso degli anni, confrontato con il numero complessivo degli associati, è stato quantificato un loro rapporto non coerente in misura significativa (ovvero sono stati registrati dai n. 4 ai n. 10 partecipanti alle assemblee rispetto ai circa n. 480 associati complessivi).

Ancor più bassa partecipazione alle assemblee per la nomina del consiglio direttivo nelle quali erano presenti solo i soci che sarebbero stati eletti. 

Libro Soci non riporta l’annotazione storica degli associati

È emerso che l’ente non possiede e non ha mai posseduto un libro soci con l’annotazione storica del momento in cui il soggetto si è associato. Il libro soci è stato fatto coincidere con l’elenco dei tesserati inviato annualmente all’ente nazionale di promozione sociale. Al riguardo, si sottolinea che tale elenco non può soddisfare le informazioni del libro soci.

L’Agenzia chiarisce come occorre tenere il Libro Soci.

Dal libro soci, infatti, si deve desumere con chiarezza quando è avvenuta l’iscrizione o la data di cessazione. Del resto la correttezza del libro soci è fondamentale per comprendere il numero degli associati effettivi in un dato momento per stabilire lavalidità delle assemblee tenute in prima convocazione.

Che cosa abbiamo imparato?

In sintesi vediamo gli insegnamenti che possiamo trarre da questa ispezione e che possono, quindi, guidare la nostra attività all’interno di una Associazione.

1. occorre instituire un Libro dei Verbali dell’assemblea dei soci. (In questo articolo abbiamo parlato dei libri  obbligatori);
2. è consigliabile fare vari verbali dell’assemblea dei Soci, limitarsi al verbale annuale di approvazione del rendiconto è insufficiente;
3. occorre riportare nel Libro Soci, oppure avere la possibilità di dare evidenza, la cronistoria dei propri soci: data di ammissione (in genere data del Consiglio Direttivo), data di dimissione/cessazione, ecc.;
4. Presenza degli associati all’Assemblea… specie in prima convocazione occorre un quorum solitamente più elevato (controllate il vostro statuto).