A seguito della costituzione di un’associazione, devono essere istituiti i Libri Sociali. Affrontiamo come compilare il Libro Soci dell’Associazione.

Fra i Libri obbligatori vi sono il Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo (1) e Verbali dell’Assemblea dei Soci (2) ed il Libro Soci (3). Inoltre, a seconda di quanto dettato dallo statuto dell’associazione potrebbero essere istituiti altri libri come ad esempio quello del Collegio Sindacale se presente.

Libri non soggetti a vidimazione

In genere per le Associazioni Sportive, le Associazioni Culturali o di Promozione Sociale e negli Enti del Terzo Settore detti Libri non sono soggetti ad autentica, ovvero alla vidimazione da parte di un pubblico ufficiale (Notaio, Segretario Comunale). Possono quindi essere tenuti su fogli “liberi” sottoscritti da Presidente dell’Assemblea e dal Segretario.

Quando può esserti d’aiuto il Libro Soci

In questo articolo in particolare ci occupiamo del Libro soci, uno dei libri più importanti per l’associazione e per la gestione della cosiddetta democraticità della vita associativa.  Il Libro Soci è un libro utile ai fini della dimostrazione della vita associativa sia per dare evidenza a terzi (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, ecc.) di chi è realmente socio e chi non ne ha i requisiti sia per regolamentazione interna dei poteri. Pensiamo ad  esempio ai casi in cui si intrattengono feste per soli soci, in caso di ispezione dovreste dare evidenza ai controllori dell’effettiva regolarità dell’ammissione del Socio.

Generalmente, lo stabilisce lo statuto, ad acconsentire l’ammissione del nuovo socio è il Consiglio Direttivo che, in fase di riunione può accogliere o respingere la richiesta del nuovo socio di farne parte. Per questo l’iter deve rispettare alcuni passi obbligati che descriveremo in seguito nelle 3 regole fondamentali da rispettare.

3 regole per compilare il Libro Soci

  1. il Socio deve compilare una Domanda di Ammissione
    [scarica il formato word];
  2. il Consiglio Direttivo deve valutare e accettare/respingere la domanda di ammissione del Socio;
  3. i dati del socio devono essere immediatamente riportati nel Libro Soci (Nome, Cognome, Qualifica, Data di nascita, Residenza, Data di ammissione, Regolarità nel pagamento della quota, ecc.).
  4. Il Libro Soci deve essere aggiornato,  reale e mantenuto (datato) nella Associazione.

    In considerazione delle regole che nella maggior parte dei casi sono comune a tutte le Associazioni, la raccomandazione è sempre quella di controllare il proprio Statuto per verificare l’iter di accettazione/rifiuto del Socio e degli eventuali diritti/doveri ad esso spettanti.

    Sanzioni in caso di mancata tenuta del Libro Soci

    Gli enti devono fornire la prova che la vita associativa è ispirata a principi di democraticità e che non è temporanea al fine di fruire occasionalmente di taluni servizi (Sent. CTP di Pisa n. 8/2011 secondo cui “la formale appartenenza all’associazione e la apparente regolarità statutaria non è di per sé sufficiente all’ammissione al regime fiscale agevolato.).

    Nel caso di accertamento e di mancanza di “vita associativa”, l’Agenzia delle Entrate disconosce ogni introito “ricavi istituzionali” assoggettandoli a normale tassazione. In una recente presentazione dell’Agenzia delle Entrate è stato presentato un caso di una Associazione a cui è stato recuperato un imponibile di 120.000 Euro per un anno e 150.000 Euro nell’anno successivo.

     


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