Siamo ad aprile e gran parte delle associazioni avranno l’obbligo di riunirsi per approvare il bilancio d’esercizio. Facciamo un riepilogo su cosa occorre fare.

Termine dei 4 mesi obbligatorio? E se non seguo l’anno solare??

Il termine di chiusura del Bilancio, però, non è detto sia per tutti quello di Aprile!

Come abbiamo ricordato più volte dal nostro blog che dalle nostre guide, il termine dei canonici 4 mesi può prendere come termine di riferimento la chiusura dell’esercizio, non sempre corrispondente il termine dell’esercizio solare (al 31 dicembre).

Inoltre tale termine dei 4 mesi non è perentorio e facilmente, in alcuni casi, le mensilità entro le quali approvare i Bilanci potrebbero essere ad esempio 3. Guardate pertanto i vostri statuti prima di cadere in errore.

Iter di approvazione del Bilancio dell’Associazione

Tuttavia, gran parte delle associazioni si ritiene si riuniscono durante il mese di aprile proprio per approvare il bilancio del 2016. In questo articolo vi ricordiamo l’iter da seguire per l’approvazione del bilancio e quali sono i passaggi e di documenti da produrre al fine di approvare correttamente tale importante è conclusivo documento rispetto all’esercizio appena concluso.

a) Convocazione dell’Assemblea dei Soci

Il primo passo fondamentale per l’approvazione del bilancio, oltre la redazione dello stesso rendiconto di cui abbiamo parlato già in un altro articolo, è la riunione dell’assemblea dei soci.

Validità dell’Assemblea dell’Associazione

La riunione dell’Assemblea dei Soci è valida se:

  1. sono presenti tutti i soci;
  2. è stata convocata formalmente nei termini previsti dallo statuto dell’Associazione;
  3. è stata convocata nei termini stabiliti dallo statuto e dalle norme ed è rappresentata la maggioranza assoluta/relativa.

Rendere nota l’Assemblea: caposaldo della “democraticità”

Infatti, anche per dare prova della democraticità della vita associativa, dovrete portare a conoscenza portare a conoscenza di tutti soci dell’associazione che in una certa data in un certo luogo è chiamata a riunirsi l’assemblea per l’approvazione di tale documento. Primo atto fondamentale, è pertanto quello della convocazione dell’assemblea dei soci dell’associazione.

Prima e seconda convocazione, perché si fa questo tipo di convocazioni?

Tale convocazione può essere fatta in prima ed unica convocazione oppure in prima e seconda convocazione.

Che cosa significa e perché si convoca in due sedute?

La motivazione relativa alla doppia convocazione, serve per derogare ad alcune regole fissate dagli statuti delle associazioni, prassi molto consolidata anche nelle società commerciali.

Infatti, in prima convocazione determinati statuti regolano la partecipazione di una maggioranza assoluta dei soci, mentre in seconda convocazione è sufficiente che vi sia un quorum, ovvero una maggioranza relativa ovvero rispetto a quella certa riunione.

Quorum deliberativo 

Se nell’associazione ci sono 100 soci, in prima convocazione occorrerà la presenza di almeno 51 soci per approvare il bilancio dell’associazione in seconda convocazione, lo statuto può prevedere invece un quorum diverso costituito da una maggioranza relativa ovvero se vi sono 20 soci, la riunione nonostante mancassero 80 soci su 100, sarebbe egualmente valida.

Trovate in fondo a questo articolo un facsimile per la convocazione dell’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio d’esercizio.

b) Foglio Presenze dell’Assemblea dei Soci

Un altro accorgimento relativo a dare evidenza che la riunione non solo è stata convocata ma che vi abbiano partecipato i soci, è quella di far sottoscrivere la loro presenza attraverso firma autografa.

Tale accorgimento non è ininfluente, poiché da evidenza che quel determinato socio era presente alla riunione, e tale accorgimento è importante per 2 motivi:

  • per eventuali controversie con il socio;
  • per eventuali controversie fiscali con la Guardia di Finanza o l’agenzia delle entrate (accertamento).

Riguardo agli accertamenti, la contestazione più frequente è appunto quella della mancata democraticità della vita associativa (ne abbiamo parlato diffusamente in vari articoli come ad esempio in questo).

 

Alcuni accorgimenti:

E’ sempre più frequente che in caso di accertamento nelle Associazioni siano contestati anche fatti/atti che si ritengono conosciuti. Parliamo ad esempio delle Pagine Facebook delle Associazioni, pertanto si ritiene un utile suggerimento quello di utilizzare anche tale forma di comunicazione per rendere opponibile ai terzi, in caso di bisogno, la predisposizione dell’Associazione al rendersi sempre trasparente e democratica.

Qui sotto puoi scaricare il fac-simle del foglio presenze ed il foglio per la convocazione dell’assemblea dell’associazione.