Convocazione dell’assemblea dei soci di un’associazione
In questo articolo parliamo della convocazione dell’assemblea dei soci dell’associazione. Trovate in fondo all’articolo anche un Fac-Simile in formato word da poter usare per la convocazione delle vostre riunioni.
Convocazione dell’assemblea dei soci: I riferimenti del Codice Civile
I riferimenti normativi circa la convocazione dell’assemblea dei soci delle associazioni possiamo ritrovarli nel Codice civile, nel capitolo II all’articolo 20 (convocazione dell’assemblea dei soci).
Regole per la convocazione dell’assemblea
L’assemblea deve essere convocata dagli amministratori:
- Almeno una volta all’anno in occasione dell’approvazione del bilancio;
- Quando si ravvisa la necessità quando almeno 1/10 dei soci ne faccia espressa richiesta.
Tale adempimento deve essere formalizzato dal presidente che si occupa della contestuale comunicazione ai soci. La comunicazione ai soci può essere trasmessa in diversi modi, a mezzo raccomandata, pec, fax, in genere almeno 15 giorni prima (dipende ovviamente dalle regole fissate dallo statuto sociale).
Elementi da inserire nella convocazione dell’assemblea dei soci
La convocazione notificata ai soci deve contenere alcuni elementi imprescindibili che riportiamo di seguito:
- Ordine del giorno;
- Data dell’assemblea;
- Ora della convocazione;
- Luogo della riunione.
Può inoltre indicare anche l’eventuale data prevista per una seconda convocazione.
Alcuni casi tipici dell’ordine del giorno di una assemblea dei soci
In diverse occasioni può/deve essere convocata l’Assemblea dei Soci di una Associazione per alcune decisioni riservate a questo organo. Ad esempio è chiamata a decidere l’assemblea per i seguenti casi:
- Approvazione del Bilancio/Rendiconto d’esercizio;
- Modifica dello Statuto;
- Nomina del Consiglio direttivo;
In tali casi l’Assemblea può riunirsi in modalità ordinaria o straordinaria, vediamo quali sono le differenze e quando occorre l’una o l’altra modalità.
Convocazione dell’assemblea via E-mail
Alcuni statuti delle associazioni, poiché molto datati, riportano la modalità della raccomandata con avviso di ricevimento quale metodo di convocazione dell’assemblea. Questo è accaduto poiché in passato non esistendo ancora la PEC si è utilizzata spesso la lettera raccomandata per dare certezza del ricevimento delle stessa.
Tuttavia lo strumento della mail si privilegia oggi giorno e per giunta anche l’agenzia delle entrate ha definito la possibilità della convocazione via mail.
Un Fac-Simile per la convocazione dell’assemblea dei soci pronto all’uso
Ci sono dei contenuti nella convocazione dell’assemblea dei soci che non possono mancare per la sua legittimità. Occorre prendere le adeguate decisioni affinché l’assemblea sia valida e legittimata a prendere le decisioni.
Per questo occorre tenere sottocontrollo:
- capire dallo Statuto Sociale quale sia il preavviso per convocare l’Assemblea;
- le modalità di convocazione (mail, pec, raccomandata);
- predisporre un modello di delega per consentire anche ai soci indisponibili di esercitare il diritto al voto;
- raccogliere le presenze dei soci alla riunione con un apposita scheda presenze;
- redigere un verbale di assemblea (qui trovate un esempio del verbale) da riportare sul Libro delle adunanze;
Di seguito trovate una bozza di convocazione dell’assemblea e foglio di delega da usare nelle vostre riunioni.
Le figure da prevedere nell’Assemblea dei Soci
Il presidente ed il segretario sono figure fondamentali nella conduzione delle assemblee dei soci, le quali avranno il compito di presiedere, il primo la riunione associativa, discutendo i punti dell’ordine del giorno, e chiedendo ai soci la loro approvazione; il secondo invece, viene nominato dall’assemblea e sarà chiamato a redigere un verbale la delibera contenente le decisioni prese dall’organo assembleare.
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